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Prévention des risques

Organisation d’une manifestation sur l’espace public et dans les espaces verts

Publié dans Prévention des risques

Vous organisez une manifestation de tout ordre (fête de quartier, repas, vide-grenier…) sur l’espace public (place, jardin, rue…) ? Ce guide est fait pour vous !

La Ville de Basse Terre gère et ordonne l’espace public dont les usages et les occupations sont nombreux et peuvent parfois entrer en contradiction. A cela s’ajoute des règles telles que l’accessibilité des personnes à mobilités réduite, le volume sonore…

Nous vous invitons à respecter les étapes suivantes afin d’obtenir la validation de l’occupation de l’Espace Public, sans laquelle vous ne pourrez organiser votre manifestation.


Première étape : procéder à quelques vérifications !

-Le lieu que vous sollicitez est-il bien disponible ?
-D’autres manifestations sur le même site à la même date ou sur un site à proximité sont-elles prévues ?
-Le site demandé fait-il l’objet de travaux ? (réfection de voie, échafaudage…)
-Date de l’événement : certaines dates comme le 14 juillet font l’objet de réglementation spécifique
-Quelques renseignements à connaître avant d’adresser sa demande
-Les occupations temporaires du domaine public à des fins commerciales sont soumises au paiement d’une redevance conformément au tarif voté par le Conseil de Paris.
-Toute manifestation événementielle doit respecter les dispositions relatives à la publicité telles que fixées par le Code de l’environnement et par le règlement municipal de publicité.
-Les manifestations événementielles organisées dans les bois et espaces verts doivent respecter le règlement municipal des espaces verts.
-Les manifestations revendicatives et les manifestations déambulatoires (défilés, fanfares…) relèvent exclusivement de la Préfecture de Police. La demande doit être adressée uniquement à cette autorité.


Seconde étape : Rédiger une demande d’autorisation d’occupation de l’espace public

Pour cela, il vous suffit d’adresser une lettre d’intention signée contenant le plus de détails sur votre événement :
-Nature de la manifestation (sportive, culturelle, associative…)
-Date de la manifestation
-Horaire de la manifestation, ainsi que les dates de montage et de démontage des installations
-Site pressenti et plan détaillé de l’événement
-Le nombre de personnes attendu doit être estimé
-Préciser si l’événement a déjà été organisé par le passé
-Si des banderoles ou des calicots sont installé pour indiquer votre événement, vous devez indiquer le nombre et le lieu d’installation et respecter les règles qui s’appliquent pour l’affichage sur le mobilier urbain
-Si de la musique est prévue l’indiquer
-Si une scène est prévue le mentionner
-Si de la vente est prévue, il vous faudra une autorisation supplémentaire
-Si un débit de boisson est mis en place des contraintes strictes s’appliquent (voir plus bas)

Selon la nature de l'opération, des éléments complémentaires pourront être demandés.

Les demandes finalisées doivent être adressées au minimum 2 mois avant la date prévue de la manifestation, afin de permettre l’instruction technique du projet.

Vous devez adresser ce courrier ainsi que les pièces jointes utiles à l’adresse suivante :
Mairie de Basse-Terre
Cabinet du Maire
Rue Cours Nolivos
97100 Basse-Terre

N’oubliez pas d’indiquer vos coordonnées afin que les agents du service prévention des risques puissent prendre contact avec vous en cas de besoin.


Troisième étape : Patienter en attendant l’autorisation délivrée par le SPR

La demande que vous avez faite à la DGEP sera transmise à la Mairie d’arrondissement pour avis. Les délais d'examen des demandes sont longs, aussi il n’est pas nécessaire de vous inquiéter trop précocement. Toutefois, n’hésitez pas à relancer la DGEP ou la Mairie d’arrondissement en l’absence de réponse 2 semaines avant l’événement afin de vérifier que votre demande a bien été prise en compte.


Détails divers

a) Électricité
Si votre événement a lieu sur un emplacement de marché, la demande d’électricité doit se faire auprès de la collectivité gestionnaire du marché :
La municipalité, ne peut garantir la fourniture d’électricité. C’est le gestionnaire du marché qui est seul maître de son installation. Pour votre information, les compteurs électriques installés sur les marchés sont minutés. La collectivité gestionnaire décide seule de donner ou de ne pas donner suite à votre demande. Aussi, il est plus prudent de vous rapprocher des commerçants alentours ou de vous munir d’un générateur.

b) Respect des règles relatives à la Propreté
La Municipalité sera particulièrement vigilante au respect de la propreté sur le site que vous aurez occupé. Il en va de votre intérêt de rendre le lieu le plus propre possible. Un refus d’autorisation pour une future demande pourra vous être adressé si les conditions précédemment évoquée ne sont pas respectée.
Il est de votre responsabilité de retirer toutes les formes d’affichage (banderole calicots, affiches…) dans la semaine qui suit la fin de l’événement.

c) Prêt de matériel (tables, chaises…)
La Mairie de Basse-Terre met à disposition des associations du matériel en petite quantité pour soutenir les activités sur l’espace public. Merci d’adresser votre demande le plus tôt possible au Cabinet du Maire.

d) Prescriptions relatives à la voirie et à l’espace public

-Aucune fixation sur les revêtements existants ne sera tolérée.
-Les arbres ne peuvent ni servir d'appui, ni de support. Ils doivent être laissés intacts.
-Le demandeur supportera toutes les dépenses entraînées par les travaux de remise en état des ouvrages municipaux et revêtements de la voie publique qui pourraient être la conséquence des installations autorisées.
-En ce qui concerne la pose de banderoles, de calicots, aucun accrochage n’est autorisé sur les supports d’éclairage public et de signalisation, sur les gardes corps, sur les appuis de fenêtre, sur les arbres ainsi que sur les descentes d’eau pluviale des immeubles.
-Le gabarit à respecter pour la pose de banderole est de 6 mètres au-dessus de l’axe de la chaussée afin de permettre le passage des véhicules de secours.
-Aucun marquage à la peinture ou à la bombe craie ne devra être effectué sur le revêtement de voirie.
-Tout nettoyage sera facturé à l’organisateur.
-Aucun élément de sonorisation ne pourra être fixé sur les supports d’éclairage public et de signalisation.
-Les câbles électriques ne pourront se trouver sur les cheminements piétons sauf à être protégé et mis sous gaine.
-Les voies Pompier doivent rester libres d’accès.
-Le cheminement des piétons et des personnes à mobilité réduite devra être maintenu en toutes circonstances, en laissant un passage d’au moins 1.80 mètres de large.